Outsourcing

Usługi outsourcingowe

Wraz z rozwojem gospodarczym, rynek firm usługowych sukcesywnie się powiększa. Usługi, w sensie gospodarczym są działaniem niematerialnym, użytecznym dla biorcy, wytwarzanym w procesie pracy ludzkiej z wykorzystaniem bytów materialnych lub bez nich. Działania specjalistyczne świadczone na rzecz innych organizacji w dużej mierze koncentrują się w sektorze usług biznesowych. Często są to usługi profesjonalne i techniczne mające na celu wsparcie działań organizacyjnych w różnych przedsiębiorstwach. Firmy zatrudniane na rzecz innych podmiotów określane są mianem outsourcingowych. Outsourcing to nic innego jak wykorzystywanie źródeł zewnętrznych. Praktyczną częścią polityki outsourcingowej jest powierzenie specjaliście zewnętrznemu w danej dziedzinie, fragmentu działalności firmy oraz obowiązków z nią związanych, na podstawie zawartej umowy. Jest to rozwiązanie optymalne dla małych przedsiębiorstw, których przychody nie pozwalają na stworzenie dodatkowych etatów specjalistycznych, jak również dla przedsiębiorstw dużych i rozwijających się, gdzie istnieje konieczność skupienia większej uwagi na strategicznych celach i zadaniach prowadzonych w ramach polityki firmy. Outsourcing spotykany jest bardzo często w takich dziedzinach jak księgowość, kadry i płace, audyt, szkolenia bhp, zaopatrzenie, IT, administracja, porady prawne, itd. Decyzja o rozpoczęciu działalności gospodarczej powinna być poparta badaniem rynku, planem strategicznym, ale również odpowiednim harmonogramem działań w zakresie organizacji zakładu pracy. Pracodawca oprócz zapewnienia podstawowych wymagań związanych z bezpiecznymi i higienicznymi warunkami pracy powinien zorganizować całą strukturę kadrową, zatrudniając pracowników lub wykorzystując firmy outsourcingowe wspierające działania organizacyjne. Odpowiedni dobór zasobów ludzkich jest niezmiernie ważny i ma decydujący wpływ na rozwój pozycji strategicznej organizacji na rynku konkurencyjnym. Organizacja kadrowa powinna opierać się na odpowiednim doborze pracowników biorąc pod uwagę ich kwalifikacje, uprawnienia do wykonywania pracy oraz doświadczenie. Z drugiej strony zarządzanie kadrami powinno być odpowiednio przygotowane i realizowane pod względem wymaganej dokumentacji. Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej z wykorzystaniem zatrudnionych pracowników w dziale kadr i rozliczeń lub firmy zewnętrznej zajmującej się sprawami rachunkowymi. Aktami decyzyjnymi nazwać można dokumenty określające podstawowe zasady ustalania i obliczania należności obowiązujących w danym zakładzie pracy. Aktami tymi są układ zbiorowy pracy oraz regulamin wynagrodzenia. Do dokumentacji płacowej zaliczyć należy wszelkie przepisy normalizujące problematykę wynagrodzenia, a więc normatywne akty prawne, takie jak Kodeks Pracy oraz ustawy i rozporządzenia wpływające na organizację płacowo-kadrową przedsiębiorstw, prawo pracy, prawo cywilne, prawo ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, prawo emerytalno-rentowe, prawo podatkowe, interpretacje urzędowe przepisów fachowych, orzecznictwa sądowe w sprawach płacowych, opinie prawne w konkretnych sprawach płacowych, uchwały i zarządzenia przedsiębiorstwa w sprawie polityki płacowej firmy, zaświadczenia w sprawie wynagrodzenia, sprawozdania dotyczące zatrudnienia i płac, raporty analityczne sytuacji zatrudnienia w firmie oraz korespondencja płacowa. W zakresie stosowania polityki płacowo-kadrowej firmy istotnymi dokumentami, do prowadzenia których zobligowane jest przedsiębiorstwo jest dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza okresowa. Stanowi ona podstawę do sporządzenia listy płac za dany miesiąc. W zależności od przyjętych przez organizację systemów płacowych i stosowanych form wynagrodzenia istnieje prawna potrzeba udokumentowania czasu przepracowanego, nie wykonywania pracy, choroby, urlopu płatnego i bezpłatnego, opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, dyżuru, itd. Istotnym w tej kwestii jest udokumentowanie nieobecności usprawiedliwionej i nieusprawiedliwionej pracownika. Dokumentacja płacowa obliczeniowa i pomocnicza to również listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni i godzin pracy, zestawienie godzinowe pracy, imienne karty pracy, dokumenty potwierdzające wykonaną prace i jej efekty, zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych, dokumenty potwierdzające pracę
w porze nocnej, zwolnienia lekarskie orzekające o chorobie pracownika lub konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny, dokumenty urlopowe, dokumenty wymagane do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, rozliczenia zadań premiowych i decyzje przyznania premii, nagród, odpraw, ekwiwalentów i odszkodowań, itd. Dokumenty płacowe, jak również akta osobowe muszą być przechowywyane przez 50 lat, co wynika z przepisów emerytalno-rentowych, prawa pracy i archiwizowania dokumentacji. Taki okres, rozpoczynający się od dnia ustania stosunku pracy, powinien być zachowany w przypadku list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy emerytury lub renty.